گزارش کارآموزی سیستم خرید و کنترل انبار در شرکت سیمان آبیک قزوین

تحقیقی قابل احترام و ارزش است که بتواند به راحتی منظور و هدف خود رابه مخاطب بیان کند . پس بنابراین محقق باید قلم شیوایی را بکار گیرد و همچنین سعی کند خود تمام اصطلاحات و الفاظ تخصصی که ممکن است تفهیم مطلب را برای مخاطب دچار مشکل نماید خوب تعریف کند و در جای صحیح بکارگیرد .

به طور کلی میتوان گفت ادبیات مخصوص یک تحقیق می تواند آنرا جذاب ، مفید و عامه پسند نماید . بگونه ای که حتی دیگران را در انجام تحقیقیاتی در آن زمینه یاری نماید .

فصل اول: مباحث نظری

تعاریف:

هر سیستم از اجزائی به وجود آمده است و هر جز‏ از اجزای نقش ویژه ای را بر عهده دارد.

سیستم- سیستم عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود، کلیت جدید را احراز کرده ، ضمن پیروی از نظم و سازمان خاص در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است، فعالیت کند. مانند سیستم بدن انسان، سیستم آموزشی کشور   

 عناصر اساسی سیستم، عبارتند از: درونداد (داده)، فرآیند تبدیل، برونداد(ستاده)و بازخور. سیستم با ترکیبی که گفته شد، از محیطی که درآن محاط شده است تأثیری می پذیرد و برآن اثر می گذارد.

   در یک نگرش سیتماتیک به سازمانها، چهار نوع ورودی از محیط دریافت

می دارد، که شامل (مواد، نیروی انسانی، منابع مالی و اطلاعات) است .سازمان این ورودی ها را با دراختیار گرفتن تکنولوژی تبدیل کرده و تغییر شکل می دهد، و سپس آنها را از نو بصورت (کالا و خدمات، سود و زیان، رفتار کارکنان و اطلاعات اضافی) به محیط آورده و در نهایت بر حسب زوجیهای خود، باز خورد لازم را از محیط دریافت می دارد. (عقدائی، 1377).

  در یک طبقه بندی از سیستم آنرا به دو قسم سیستم باز که با محیط خود در ارتباط است و سیستم بسته که با محیط خود ارتباط برقرارد نمی کند در نظر

می گیریم.

  هر جزء در سیستم از مسئولیتی مشخص و تعیین شده برخوردار است و عملکرد های خاص هر یک هر چند متفاوت، اما باعث حرکت کل سیستم به سوی هدف می گردد.

                                  خروجی                           سازمان                           ورودی

مواد

تکنولوژی تبدیل

کالا ، خدمات سود و زیان

رفتار کارکنان اطلاعات بیشتر

خرید - خرید جریانی است که طی آن، خریدار تلاش می کند تا مواد اولیه، قطعات یدکی، خدمات و ملزومات را در بهترین کیفیت، عالی ترین قیمت و مناسب ترین کمیت، از بهترین منابع تهیه و خریداری نماید. (عقدائی، 1377)

اهداف بخش خرید:

حمایت از واحدهای عملیاتی مؤسسه از طریق جریان مداوم و منظم مواد و خدمات.

به حداقل رساندن زیان ناشی از فساد و از مدافتادگی و سرقت موجودیها در مؤسسه.

تهیه و شناسائی و تعیین جایگزینی مطمئن برای عرضه کالاها و مواد و... .

بر قرار روابط مداوم و خوب با فروشندگان کالاها تا رفتار حمایتی فروشندگان را موجب گردد.

ایجاد هماهنگی کامل با سایر ادارات مؤسسه.

کمک در بهبود و توسعه سیاستها و روشهایی که رسیدن به اهداف دیگر را به نازلترین قیمت میسر می نماید.

خرید عاقلانه و رقابتی . (انواری رستمی،1378)

اصول و موازین پنجگانه خرید:

بی تردید، یکی از وظایف بخش خرید، تأمین نیازهای مؤسسه بصورت مطلوب در جهت سود آوری بیشتر است. برای دستیابی به این هدف رعایت موارد زیر امری ضروری است:

1-کیفیت مطلوب

عبارت کیفیت مطلوب به مفهوم مناسب بودن محصولات و کالا در جهت مقاصد تعیین شده است. با توجه به این نکته که هرچه کیفیت مرغوبتر باشد قیمت آن نیز بالاتر خواهد بود.

2-کمیت مطلوب

انجام خرید در حجم مناسب در گرو آشنایی کامل با تمامی بخشهای سازمان و نیازهای آن می باشد. خرید به میزان اضافی، سبب افزایش هزینه های انبار داری و راکد شدن بخشی از سرمایه های جاری شرکت می گردد. و خرید به میزان کمتر باعث ایجاد وقفه در خط تولید می گردد.

3-قیمت مطلوب

یکی از مؤثرترین عوامل در خرید، قیمت می باشد.

برای دستیابی به قیمت مناسب و معقول، رعایت این موارد الزامی است:

الف- تحقیق و مطالعه همه جانبه و گسترده در زمینه قیمتها در سطح بازار

ب- برقرار رابطه ای صحیح، سالم و وسیع با فروشندگان و تولید کنندگان.

4-زمان مطلوب

هدف از خرید، در وقت و زمان مناسب، کاهش تغییرات نامطلوبی است که معمولاً در سطح قیمت، در وضعیتها وزمانهای متفاوت رخ می دهد.

5-منبع مطلوب

از میان فروشندگان، بهترین و مطمئن ترین آنها، یعنی فروشندگانی که نسبت به تعهدات خود پایبند هستند را انتخاب می کنیم . برای دستیابی به یک منبع مناسب باید برنامه های صحیح و مطالعات همه جانبه و عمیقی داشت.(عقدائی،1377)

وظایف و مسئولیتهای بخش خرید:

بخش خرید موظف است، نسبت به خریدهای ضروری سازمان با عنایت به محدودیتهای حاکم بر سیستم اقدام نماید.

کسب اطلاعات دقیق، با توجه به نیازهای متفاوت سازمان و نیز نیازهای مصرف کنندگان.

واحد خرید نماینده مستقیم و بلامنازع شرکت در مذاکرات خرید و انعقاد قرار دادهاست.

مسئولیت تعیین منبع یا منابع خرید به عهده واحد خرید است.

بررسی قیمت های موجود و شرایط دقیق خرید و چگونگی اخذ ضمانتها

( عقدائی، 1377)

ارتباط بخش خرید با بخشهای دیگر:

اجزای سیستم سازمان بخش هایی چون مالی، تعمیر و نگهداری، انبارها، تدارکات، تولید و غیره با هم در تعاملند . تبادل اطلاعات بین اجزاء و واحدهای سازمان پایه سیستم اطلاعاتی مناسب بشمار می رود. اطلاعاتی که به بخش خرید

می رسد را می توان به سه دسته تقسیم نمود:

الف) اطلاعاتی که از بیرون به بخش خرید می رسد عبارتند از :

امکانات تولیدی فروشنده.

منابع تأمین مواد اولیه.

شرایط عمومی بازار و وضعیت مواد اولیه درآن.

امکانات حمل و نقل و هزینه های آن.

ب) اطلاعاتی که از بخش خرید به قسمت های مؤسسه می رسد عبارتند از :

اطلاعات مدیریت از شرایط اقتصادی بازار.

اطلاعات مربوط به کیفیت به امور تولید.

اطلاعات مربوط به سفارشات به انبار.

اطلاعات مربوط به قراردادها به امور حقوقی.

ج) اطلاعاتی که از داخل مؤسسه به بخش خرید داد می شود عبارتند از :

میزان موجودی مؤسسه .

وضعیت نقدینگی مؤسسه وروند آن بطور طبیعی.

امکانات حمل و نقل داخلی مؤسسه.

تصمیمات متخذه توسط، مدیران رده بالا. (انواری رستمی، 1378)

فرآیند یا مراحل خرید خارجی:

مراحل خرید خارجی به شرح زیر می باشد :

بررسی نیازمندی ها و برنامه ریزی جهت آنها و تهیه برنامه سفارش خرید مناسب.

بررسی راه حلها یا گزینه های متعدد( بسازیم،بخریم اگر آری از چه طریقی اجاره کنیم و...) .

مکاتبه و تماس با فروشندگان.

گرفتن Quotationیا Offerاز فروشندگان.

گرفتن پیش فاکتور یا Proforma)Invoice) از فروشندگان.

تکمیل فرم درخواست ثبت سفارش در مراکز تهیه و توزیع کالا.

بیمه کردن کالا و اخذ شماره اعتبار.

تخصیص ارز وگشایش اعتبار و دریافت اسناد حمل طبق توافق.

ارسال کالا و ورود آن.

ترخیص کالا. ( انواری رستمی، 1378)

انبار- به ساده ترین بیان انبار فضا و مکانی است که درآن عمل نگهداری صورت می پذیرد. (عقدائی، 1377)

انواع خریدها:

عملیات خریددراین مجتمع بطورکلی به دونوع صورت می گیرد:

1-خرید های داخلی

2-خرید های خارجی

انواع شیوه هادرخریدهای داخلی:

خریدهای داخلی خودبه چندروش صورت می پذیرد:

الف:سفارش های ساخت با تنظیم قرارداد های ساخت با صنایع داخلی

ب :سفارش های ساخت باواحدهای درگیرشرکت (کارخانه ماشین سازی البرز،کارخانه ریخته گری دورود)که از زیرمجموعه شرکت سهامی عام سیمان فارس وخوزستان هستند،

ج :سفارشهای ساخت بابرگ سفارش کاردرداخل کارخانه

د :درخواست خریدهائیکه ازبازاراجناس وقطعات به صورت آماده خریداری می شوند

الف : سفارشهای ساخت با تنظیم قراردادهای ساخت با صنایع داخلی:

دراین روش ازخریدهاکه چندین سال است دراین مجتمع انجام می شود.بدین شکل عمل می شودکه اولاًقطعه ویاکالای موردنیازمعمولاًبصورت  آماده دربازارهای فروش وجودنداشته ولذالازمه آن سفارش ساخت می باشد.دراینجانحوه انجام کارکه منجربه تنظیم قراردادمی شودبه سه روش صورت می گیرد:

1-اقدام و ارتباط مستقیم مسئولین واحدهاباواحدامورقراردادهاوتدارکات

2-اقدام وارتباط مسئولین باانباروبرقراری ارتباط بوسیله انبار با واحد امور قراردادها وتدارکات.

3-صدوردرخواست خریدازطرف انبار.

1-روش اول:

این روش بدین شکل است که مسئولین واحدهای تولیدی کارخانه طی تماس تلفنی باانبارویاصدورحواله انباربرای گرفتن قطعه خاص خودازانبارمتوجه نبودن ویاصفربودن موجودی انبارازآن نوع قطعه موردنیازخود می باشند.وازآنجائیکه نیازمندآن قطعه هستندوبعضاً علم بدین موضوع دارندکه این قطعه به صورت آماده دربازارنیست.

لذاخوداقدام به برقراری تماس باواحدتدارکات وامورقراردادها نموده وصحبت های مقدماتی راانجام می دهند. دراین رابطه قسمت درخواست کننده می بایستی اطلاعات موردنیازواحدامورقراردادهاراکه معمولاًشامل ترسیم قطعه ازلحاظ فنی،آلیاژتشکیل دهنده قطعه ،ابعاد،اندازه تعدادموردنیازدراختیارواحدامورقراردادها گذارده واگرضروری باشدیک زمان کوتاه برای ساخت آن تعیین می کننددرغیراین صورت درشرایط عادی قرارمی دهند.

ازاین مرحله به بعدامورقراردادهابایداقدامات خودراآغازنمایدمعمولاًساخت منابع سازنده قطعه وشاید مثلاً مورد را درآرشیو خودداشته باشندکه کدام سازنده دارای شرایط بهینه ازکلیه جهات،کیفیت ،زمان تحویل است. لذاتنظیم قراردادواقدامات پیگیری بعدی نیزتارسیدن کالاباهمین واحداست.

کالاممکن است به دوروش به کارخانه واردشود.

روش اول آنکه به انبارتحویل شده وانبارپس ازطی مراحل لازم آن قطعه رابه واحد مربوطه تحویل نماید.

روش دوم آنکه کالاوقطعه بدون آنکه به انبار بیاید مستقیماً به واحدمصرف کننده تحویل شود.البته درحال حاضربیشتراینگونه عملیات خریدباروش اول صورت میگیرد.

روش دوم:

2-اقدام وارتباط مسئولین باانباروبرقراری ارتباط بوسیله انبار با واحد امور قراردادها و تدارکات.

دراین روش واحدهای تولیدی قطعه موردنیازخودراازانبارطلب کرده که باصفربودن ویابعضاًنبودن سوابق(یعنی برخی ازقطعات درانبارسابقه خریدوموجودیت ندارند)مواجه می شوند. دراین گونه مواردازآنجاکه انباربرای این کالاوقطعه خاص سابقه ای نداردازواحدتولیدی درخواست خریدداخلی طلب می کندبطوریکه درفرم موردنظر واحدهای تولیدی قطعه موردنیازخودرادرآن نوشته ومشخصات کامل آن قطعه را قید می نمایند.پس ازنوشتن مشخصات مسئول واحدتولیدی می بایست آن راامضاء نمایدوپس ازامضای وی مدیریت کارخانه . یا معاونت کارخانه باید آن را امضاء نماید.این فرم که درسه نسخه تنظیم می گرددتوسط واحدتولیدی بشرح فوق تکمیل وبه انبارتحویل می شود.یک نسخه ازآن راقسمت سفارش دهنده برای بایگانی خودبرمی داردودونسخه به انبارتحویل می شود.پس ازرسیدن درخواست به انبار

می بایست اقدامات نسبت به خریدصورت گیرد.

در اینجا ابتدا انبار بخش انتهائی درخواست خریدراکه گواهی موجودیاعدم موجودی قطعه است تکمیل وامضاء می نمایدپس ازاین موردواحدسفارشات اقدام به تنظیم درخواست خریدداخلی می نماید(شرح این درخواست درآینده ازنظرتان خواهدگذشت.)پس ازتنظیم این درخواست خریدامضاءهای مربوطه رااخذ

می نمایندوبه تدارکات ارسال وواحدتدارکات این گونه درخواستهاکه لازمه آن سفارش ساخت باشدبه امورقراردادهاوبعضاً به کارپردازیکه درهمین رابطه کار

می کندتحویل وآنهانیزاقدام لازم رابرای خریدآن انجام می دهند.

انبارمعمولاً ست( SET)مصرفی آن قطعات را ازواحدهای فنی اخذمی کندوعلاوه برنیازفعلی واحدتولیدی تعدادی نیزبرای ذخیره جهت مصرف آینده وایجادسابقه درانباردرنظرمی گیرد.پس ازافتتاح سابقه درصورت نیازبعدی احتیاجی به درخواست خرید قسمت نمی باشدوانبارخوددرخواست خریدبعدی راصادرخواهدکرد.

روش سوم:

3-صدوردرخواست خریدازطرف انبار:

دراینگونه مواردمعمولاًانبارسابقه اجناس راداردوبه محض به حداقل رسیدن ویاصفرشدن قطعه انباراقدام به صدوردرخواست خریدآن می نماید.تدارکات بامطالعه ایکه انجام داده آن رادرقسمت سفارشات قرارمی دهدوپس ازساخت قطعه راتحویل انبارمی دهد.

ب:سفارشهای ساخت باواحدهای درگیرشرکت (کارخانه ماشین سازی البرزکارخانه ریخته گری دورود)

واحدماشین سازکه قبلاً(تاسال1368)جزءکارخانه سیمان آبیک بود از سال 68 از کارخانه جدا و به عنوان واحدی مستقل عملیات خودراانجام می دهد.لذادرصورت نیازکارخانه به یک قطعه می بایست اقداماتی صورت گیرد.ماشین سازی ازتوان ساخت بالائی برخوردار است که بیشترنوسازی است در اینجا نحوه عمل به این شکل است که مسئولین واحدهابا ارتباط باواحدماشین سازی قطعات موردنیازخودرابه آنهاسفارش میدهند.

درسفارش،مشخصات قطعه ، ابعاد ، اندازه،تعدادموردنیازبه واحدماشین سازی داده می شود.ماشین سازی پس از بررسیهای لازم خودمانندتعیین قیمت زمان تحویل قطعه اقدام به ساخت می نماید.ساخت قطعه درماشین سازی مثل سایرمنابع خارجی چندان نیازی به تنظیم قراردادنیست وبامذاکره ضمنی بامجتمع به توافق می رسند.

معمولاً انباردراینجاازحیطه کارخارج است. پس از ساخت قطعه مسئولین واحدها قطعات را تحویل گرفته که بیشتر مواقع ازنظرهزینه ساخت به هزینه قسمت درخواست کننده منظورمی شودوقبض انبارصادرنمی شودبعضی اوقات نیزصرفاًبرای قبض انبارکه مجوزپرداخت هزینه باشدقطعه به انبارتحویل می شود.کارخانه

ریخته گری دورودنیزشرایطی شبیه ماشین سازی داردبااین تفاوت که صرفاًریخته گری است.

ج:سفارش های ساخته بابرگ سفارش کاردرداخل کارخانه:

این مواردازسفارش بدین شکل است که واحدهای تولیدی درصورت نیازبه یک قطعه خاص وعدم وجودآن درانبارنسبت به ساخت آن درکارخانه اقدام

می نمایند.کارخانه سیمان آبیک خودداری توان ساخت بالفعل وبالقوه ای است که واحدهای ساخت داخل کارخانه عبارتنداز:

-واحدریخته گری که توان خیلی خوبی درساخت زره ها،پیچ مهره هاوقطعات ریخته گری مختلفی دارد.

-واحدتعمیرخانه واحدی است که کارهای نوسازی ،ساخت وسائل،ساخت قطعات مختلف کارخانه بااستفاده ازابزارآلاتی چون دستگاه های تراشکاری ، دستگاه های نورد ،جوشکاری انجام می دهد.

سفارش ساخت این نوع قطعات باصدورکاربرگ توسط واحدمتقاضی وصدورکاربرگی ازسوی حسابداری صنعتی (که براساس کاربرگ قسمت صادر

می شود)آغازوبدین سان آن درخواست قابلیت اقدام به خودگرفته وساخته

می شود.هزینه ناشی ازساخت  این قطعه توسط حسابداری صنعتی مشخص وبحساب قسمت درخواست کننده منظورمی شود.

گاه  واحدهای تولیدی به مقدارزیادی سفارش ساخت می دهندیعنی علاوه برنیازفعلی یک پیش بینی برای آینده می کنند.برخی ازمسئولین این مقداراضافی رابه انبارتحدیل می دهندکه باصدورقبض انبارهزینه ساخت مربوط به قطعه به عنوان دارائی درانبارنگهداری می شود.واحدمصرف کننده به مرورآن رامصرف

می نماید.مسلماًاگرازاین توان استفاده شودکارخانه ازپرداخت مبالغ کلان باقیمت های کنونی بازارجهت خرید قطعات موردنیازخودمعاف وازاین حیث صرفه جوئی عمده وسودقابل توجه ای نصیب خودمی گرداند.

البته درحال حاظر ازاین جهت اصلاًکارمهمی صورت نمی گیردوبیشترازبیرون استفاده می کنند.تاحدودی از ریخته گری مجتمع استفاده می شوداماتوان ریخته گری خیلی بیشترازاستفاده فعلی است.