گزارش کارآموزی کاربرد برنامه ACCESS در شرکت مهندسی توسعه اندیشه آریا

مقدمه :

این شرکت ،  شرکت توسعه اندیشه آریا می‌باشد که تعمیر خودرو در آن انجام می‌شود بدین صورت است که دراین شرکت خودرو وارد تعمیرگاه شده و افراد معایب خود را به اپراتور مربوطه اعلام می‌کند و اپراتور نیز آنها را در کامپیوتر ثبت نموده و یک شماره پذیرش به دارنده خودرو می‌دهد. حال اپراتور براساس معایب درج شده خود را به یکی از سالن‌های تعمیراتی می‌فرستد تا تعمیرات در آن سالن روی خودرو انجام شود. حین تعمیرات روی خودرو، تعمیرکار قطعات و لوازم یدکی مورد نیاز جهت تعمیر را از انبار درخواست نموده ودریافت می‌نماید.  بعد از اتمام تعمیرات خودرو به قسمت حسابداری فرستاده می‌شود و در آنجا با محاسبه قیمت تعمیرات انجام شده روی خودرو فاکتور صادر شده و در آنجا با محاسبه قیمت تعمیرات انجام شده روی خودرو فاکتور صادر شده و مبلغ مورد نظر از مشتری دریافت می‌گردد و بعد از دریافت مبلغ، برگه خروج خودرو از تعمیرگاه صادر می‌شود.

که ما در این شرکت بیشتر کارمان ساخت جداول به کمک ACCESS و ایجاد بانک اطلاعاتی برای ثبت اطلاعات موجود در شرکت می‌باشد.

مفهوم بانک اطلاعاتی

تعریف بانک اطلاعاتی

از بانک اطلاعاتی تعاریف ارائه شده است که تعریف زیر را از همه جامع ترین به نظر می‌رسد: بانک اطلاعاتی مجموعه‌ای سازمان یافته از اطلاعات و داده های مرتبط به هم است. داده عبارتند از حقایق و ارقام یک موضوع خاص و اطلاعات عبارتند از نتایجی که از ترکیب داده‌ها حاصل می‌گردند.موسسات و سازمان‌ها معمولاً سیستم های اطلاعاتی، خود را به دو صورت تشکیل داده از آن‌ها استفاده می‌کنند.

استفاده از سیستم های اطلاعاتی ساده: در این روش داده‌های در فایل های جداگانه قررا می‌گیرند و برای استفاده از داده‌های موجود در آن فایل، سیستم‌های جداگانه طراحی می‌شوند. به این نوع سیستم‌های اطلاعاتی، سیستم پردازش فایل‌ها می‌گویند.

استفاده از بانک های اطلاعاتی: در این روش موجود، به صورت مجتمع یا بانک مورد استفاده قرار می‌گیرند. در چنین سیستمی کاربر می‌تواند بدون سردگمی وبا صرف وقتی اندک، اطلاعات مورد نیاز خود را از داده‌های موجود در مجتمع اخذ کند. امروزه اکثر موسسات و سازمان‌ها سعی می‌کنند از این سیستم اطلاعاتی استفاده کنند.

برای پی بردن به تفاوت دو روش ذکر شده به مثال زیر دقت شود.

مثال: موسسه‌ای داده‌های مربوط به حقوق کارمندان، بیمه،‌ تنبیه و تشویق را در چهار فایل جداگانه قرار داده برای اخذ خروجی های مورد نیاز، سیستم های جداگانه برای آن‌ها نوشته است. کار سیستم حقوق،‌ محاسبه دستمزد کارکنان با استفاده از داده‌های موجود در فایل‌ حقوق، کار سیستم بیمه پردازش داده‌های موجود در فایل بیمه و کار سیستم های تنبیه و تشویق، پردازش داده‌های موجود در فایل های تنبیه و شویق می‌باشد. هر یک از این سیستم‌ها می‌توانند خروجی مناسبی را تولید کنند. اما اگر بخواهیم اطلاعات جدیدی مانند آنچه که در زیر آمده است اخذ کنیم، با مشکل مواجه خواهیم شد.

کارمندانی که دارای حقوق مشخص بوده به تعداد دفعات مشخصی تنبیه یا تشویق شده‌اند.

کارمندانی که در تاریخ معینی استخدام شده مبلغ خاصی برای بیمه پرداخت کرده‌اند.

کارمندانی که تعداد دفعات تنبیه آن‌ها بیشتر از تعداد دفعات تشویق باشد و برعکس.

در همه موارد بالا و مواردی مشابه مجبوریم از داده‌های موجود در دو یا چند فایل استفاده کنیم که کار ساده ای نیست،  زیرا ممکن است داده‌های موجود در فایل ها  دارای فرمت یکسانی نباشند. در حالی که اگر این موسسه سیستم اطلاهاتی خود را به صورت بانک اطلاعاتی تشکیل دهد با چنین مشکلی مواجه نخواهد شد.

در سیستم جدید تمامی داده‌های موجود در فایل های طراحی شده در روش اول، در یک 40فایل بزرگ‌تر به نام بانک اطلاعاتی قرار گرفته ‌اند که در نتیجه پردازش داده‌ها و اخذ گزارش های جدید آسان‌تر خواهد بود.

مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی

مزایای  استفاده از سیستم بانک اطلاعاتی به جای سیستم پردازش  فایل ها را به صورت زیر می‌توان برشمرد:

جلوگیری از اتلاف حافظه در ذخیره کردن داده‌ها.

ایجاد اطمینان نسبت به گزارش‌های بدست آمده.

اخذ گزارش‌های جدید ساده است.

سرعت پردازش داده‌ها بالا است.

داده‌ ها از سیستم‌های کاربردی مستقل هستند.

تمرکز در مدیریت داده‌ها به نحود خوبی امکان پذیر است.

معایب استفاده از سیستم بانک اطلاعاتی

بانک اطلاعاتی با همه مزایایش، معایبی نیز دارد که این معایب در مقابل مزایای فوق ناچیزند. از جمله:

چون طراحی بانک‌های  اطلاعاتی ساده نیست. متخصصان ماهری جهت ایجاد لازم است.

به دلیل متمرکز بودن سیستم اطلاعاتی، امکان آسیب پذیری سیستم زیاد است. یعنی اگر یک قسمت از سیستم از کار بیفتد ممکن است کار بقیه سیستم‌ها مختل شود.

اجزای تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی

کاربران

سیستم بانک‌های اطلاعاتی

داده‌ها  موجود در بانک های اطلاعاتی

کاربران،‌ کسانی هستند که به نحوی با بانک  های اطلاعاتی سر و کار دارند. بر اساس نوع کاری که کاربران با بانک اطلاعاتی دارند می‌توان آن‌ها را به سه دسته تقسیم کرد:

مدیر یا مسئول بانک اطلاعاتی

برنامه‌ نویسان کابردی یا طراح بانک های اطلاعاتی

 کاربران نهایی

مسئول بانک اطلاعاتی کسی است که حق هر گونه تبدیل وتغییر را در بانک اطلاعاتی دارد. به عنوان مثال اضافه کردن داده‌های جدید و حذف یا اصلاح داده‌ها به عهده مسئول بانک اطلاعاتی است.  سیسم بانک اطلاعاتی مجموعه‌ای از برنامه هایی است که نیازهای کاربران را برآورده می‌کند.

انواع بانک اطلاعاتی

برای سازمان داده ها بین آنها راه های گوناگونی وجود دارد. سه الگوی اصلی، تشکیل سه نوع بانک اطلاعاتی را می‌دهند.

بانک اطلاعاتی هرمی

در این الگو، اطلاعات به صورت درختی در اختیار کاربران قررا می‌گیرند. داده‌ها در بخش‌هایی به نام قطعه ذخیره می‌شوند. قطعه بالای  ریشه نام دارد. ریشه به صورت رابطه پدر و فرزندی زیرین وصل می شود. قطعه  پدر می‌تواند چندین فرزند داشته باشد، ولی هر فرزند فقط یک پدر دارد.

بانک اطلاعاتی شبکه ای

این شکل، حالت تغییر یافته الگوی هرمی است. این دو الگو به آسانی به یکدیگر قابل تبدیل هستند. در الگوی هرمی می‌توان یک عامل رابه چند پیوند داد، ولی در الگوی شبکه‌ای می‌تواند چندین عامل را به چندین عامل پیوند دارد.

بانک اطلاعاتی رابطه‌ای

همان طور که می‌دانید بانک اطلاعاتی مجموعه‌ای از اطلاعات مربط به هم است که برای هدف خاصی به کار گرفته می شود، مثل نگهداری سیستم کتابخانه و موجودی کالای انبار. دقت داشته باشید که بین واژه‌های «داده» و «اطلاعات» تفاوت است. داده‌ها با هم ترکیب می شوند و اطلاعات را به وجود می‌آورند. وقتی از سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی کامپیوتر، مثل اکسس استفاده می‌کنید، از بانک اطلاعاتی رابطه‌ای بهره می‌برید. در بانک اطلاعاتی رابطه‌ای، اطلاعات به دسته‌های مختلفی از داده‌ها مرتبط به هم تقسیم می شوند که هر  کدام در جدول جداگانه در فایل ذخیرده می‌شوند. جدول‌ها، اشیای مهمی در قلب بانک اطلاعاتی رابطه‌ای هستند. اطلاعات در این ذخیره و بازیابی می‌شوند.

وقتی داده‌ها در جدول های گوناگونی ذخیره میشوند، می‌توانید آن ها را به راحتی تغییر دهید. داده‌هایی را اضافه، حذف یا مشاهده کنید، داده‌هایی را جست و جو نمایید و آن‌ها  را به صورت خاصی چاپ کنید.

در واقع، مفهوم بانک اطلاعاتی در اکسس،  مجموعه‌ای از اشیا هستند که داده‌ها را ذخیره دستکاری و بازیابی می‌کنند. این اشیا شامل جدول‌ها، تقاضا‌ها، فرم‌ها، گزارش‌ها، ضخامت‌، ماکروها ماژول است.

نرمال سازی چیست؟

نرمال سازی، فرایند تنظیم ساختار داده‌ها است. هدف نهایی نرمال سازی این است که داده‌های موجود در بانک اطلاعاتی به ساده‌‌ترین ساختار آن تبدیل شود، داده‌های زاید به حداقل برسند، و به طور کلی، فیلدهای داده طوری سازمان دهی شوند که داده‌ها بطور موثر و قابل انعطاف ذخیره گردند.

نرمال سازی یک و منشأ ریاضی پیچیده دارد که شامل مراحل خاصی به نام شکل‌های نرمال است. هر شکل نرمال، مانعی است که بانک اطلاعاتی باید بر آن غلبه کند تا به مرحله بعدی سرایت نکند. پنج شکل نرمال وجود دارد: شکل نرمال اول، شکل نرمال دوم، شکل نرمال سوم، شکل نرمال چهارم، شکل نرمال پنجم. هر چه شکل نرمال بالاتر باشد. محدودیت تست بیشتر است. شکل نرمال سوم برای بانک اطلاعاتی کافی است.

شکل نرمال اول داده‌های تکراری را حذف می‌کند.

در شکل نرمال دوم لازم است تمام داده‌های موجود در جدول، به موضوع جدول اعمال شود که معمولاً به صورت کلید اصلی نمایش داده می‌شود. به عنوان مثال،‌ نام مشریان، مستقیماً به فلید کلید اصلی Woerker Number در جدول سفارش کار اعمال نمی شود. لذا این داده باید حذف شود و فلید کوچکی به جای آن قرار گیرد تا رکورد جدول سفارش کار را با رکورد جدول مشتریان پیوند دهد.

شکل نرمال سوم فیلدهایی را حذف می‌کند که می‌تواند توسط فیلدها به دست آید. به عنوان مثال، اگر جدول سفارش کار حاوی فیلد Total Cost است که مجموع فیلدهای Labor Cost و Material است. این فیلد باید حذف شود تا شکل نرمال سوم به دست آید.

اجزای بانک اطلاعاتی در اکسس

تعریف رکورد و فیلد

به اطلاعات مربوط یک کارمند دانشگاه، کالای موجود در انبار و دانشجو، یک رکورد گفته می شود. به عنوان مثال، اطلاعات زیر را یک رکورد داشنجو گویند:

نام دانشجو           شماره دانشجویی        رشته تحصیلی         تعداد واحد پاس شده

احمد رضایی              814352                      عمران                           40

 همانطور که می‌بینید، این رکورد 4 قلم اطلاعات نام داشنجو، شماره داشجویی،‌ رشته تحصیلی و تعداد واحد پاس شده است. به هر یک از اقلام، یک فیلد گفته می شود. بنابراین، رکورد دانشجوی فوق، از چهار فیلد نتکیل شده است. هر فیلد، اطلاعاتی از دانشجو را ذخیره می‌کند.

مشخصات فیلدها

 همانطور که دیدید، فیلد بخشی زا رکورد است که اطلاعات را ذخیره می‌کند. هر فیلد دارای چهار مشخصه به شرح زیر است:

1. نام فیلد 2          . نوع فیلد         3. توصیف       4. خواص فیلد

برای نام گذاری فیلد ها از ترکیبی از حروف الفبا و ارقام استفاده می‌شود که باید با حروف شروع شوند. مثل FirstName و LastName  حداکثر می‌تواند 64 کارکتر باشد.

نوع فیلد مشخص می‌کند چه نوع داده‌ای باید در فیلد ذخیره شود. در اکسس ده نوع فیلد وجود دارد که عبارت انداز:

TEXT(متنی) این نوع داده، از همه متداول تر است و تا 255 کارکتر یا عدد را می‌‌پذیرد. این فیلد برای ذخیره داده‌های ترکیب از اعداد و کاراکتر می‌رود، مثل آدرس و توضیحاتی در مورد موضوع. اگر فیلدهایی دارید که فقط از اعداد تشکیل شده‌اند، ولی بر روی آنها محاسباتی صورت نمی‌گیرد، بهتر است از این نوع انتخاب کنید. به عنوان مثال کدپستی از ارقام تشکیل شده است و معمولاً محاسباتی بر روی آن انجام نمی‌شود. اندازه پیش فرض آن 50 کارکتر است ولی می‌توان آن را از 1 تا  255 کارکتر انتخاب کرد. اگر بخواهید بیش از 255 کارکتر را ذخیره  کنید از نوع فیلد memo استفاده کنید که در ادامه آمده است. پیش فرض نوع فیلد، TEXT است.

MEMO (توصیف) از این فیلد برای ذخیره متن‌های  طولانی استفاده می‌شود. به عنوان مثال در رکوردهای مربوط به کارکنان، می‌توانید توضیحاتی راجع به سابقه کار، اثر بخشی و مهارت‌های آنان را در فیلد MEMO ذخیره کنید. اندازه‌ این فیلد می‌تواند از 1 تا 535،65 کارکتر باشد.

NUMBER (عددی) اگر بخواهید بر روی فیلدهایی محاسبات انجام دهید، باید آن‌ها را به صورت عددی تعریف کنید، مثل فیلدهای مربوط به نمرات، واحد درسی یا معدل دانشجویان. فیلد عددی بر چند نوع است که اندازه آن نیز بر اساس این نوع انتخاب می‌شود:

        · نوع بایت (Byte)، اندازه آن 1 بایت است.

        · نوع صحیح (Integer)،  اندازه آن 2 بایت است.

        · نوع صحیح بزرگ (Long Integer)،  اندازه آن 4 بایت است.

        · اعشاری (Single)،  اندازه آن 8 بایت است.

        · اعشاری دقت مضاعف (Double)،  اندازه آن 16 بایت است.

        · دهدهی (Decimal)،  اندازه آن به دقت بستگی دارد.

CURRENCY (پولی) برای دخیره کردن مقادیر پولی، این نوع فیلد را انتخاب کنید، مثل قیمت و هزینه ارائه خدمات، از این فیلد می‌توان همانند فیلدهای عددی و محاسباتی استفاده کرد. روش نمایش فیلدهای پولی را می‌توان تعیین کرد. به عنوان مثال، می‌توان مشخص کرد که اعداد منفی به چه صورتی نمایش فیلدهای پولی را می‌توان تا 15 رقم در سمت چپ نقطه اعشار و تا 4 رقم در سمت راست نقطه اعشار است. استفاده از نوع پولی به جای نوع عددی، از عدم دقت درگردن کردن‌ها جلوگیری به عمل می آورد.

DATE/ TIME (تاریخ یا زمان) اگر بخواهید رکوردها را از نظر زمانی مرتب ساز کنید، این نوع فیلد مفید واقع می‌شود. برای محاسبه زمان تلف شده، می‌توانید از این فیلدها استفاده کنید. فرمت نمایش تاریخ و زمان را نیز ‌می‌توان تعیین کرد.