دانلود گزارش کارآموزی بررسی سیستم حسابداری شبکه بهداشت در شبکه بهداشت شهرستان ایذه

چکیده:

این درس در واحد آموزش جهت معرفی از طرف دانشگاه به محل کار آموزی (شبکه بهداشت شهرستان ایذه) دفتر پژوهشی دانشگاه نامه ای به محل کار آموزی فرستاده و پس از ارائه نامه به شبکه بهداشت به طور عملی شروع به کار کردیم که در طی این دوره بنده هر هفته 3 جلسه از ساعت 8 صبح لغایت 12 به این محل رفته و یادگیری های لازم توسط حسابداری و دیگر اعضای حسابداری شبکه بهداشت به سرپرستی آقای ظهراب آذر پیکان به بنده ارائه می شود.

که بنده در طی این دوره با جزئیات حقوق دستمزد و همچنین چگونگی نگهداری دفاتر حسابداری آشنا شده که حقوق دستمزد کار بسیار منظمی است چرا که اگر اشتباهی رخ دهد حسابداری باید جوابگو باشد. و در نهایت از استاد گرامی و گرانقدر جناب آقای مسعود کیانی لازم به جا آوردن کمال تشکر و قدر دانی است.

مقدمه:

حسابداری سیستمی است برای نگاهداری اثرات رویدادهای مالی در حیاط هر فرد یا سازمان به روشی که آن فرد  یا سازمان امکان داشته باشد موقعیت مالی هر فعالیت های مالی خود را برای عامه مردم گزارش نماید . حسابداری همانطوریکه در این تعریف آمده است : فقط به حوادث مالی مربوط می شود و کاری به سایر حوادث در داخل سازمان ندارد اطلاعاتی که جنبه مالی ندارد در سیستم حسابداری فراموش می شوند سیستم حسابداری نه فقط در تجارت و بازرگانی بلکه برای اشخاص و سازمانها که جنبه انتفاعی ندارند مانند کمیته امداد امام خمینی کاربرد دارد .

و در دوران حیات هر شرکت یا موسسه بسیاری از افراد و موسسات دیگری مانند بانکها با سهام داران بستانکاران و مدیران داخلی به اطلاعات زیادی در باره موفقیت و فعالیتهای آن احتیاج دارند که سیستم حسابداری باید این اطلاعات را در اختیار آنها قرار دهد و بیشتر از حسابداری واحد دیگری نمی تواند چنین اطلاعاتی را در اختیار آنها قرار دهد . و یا عبارت است از خدمتی که با فراهم کردن اطلاعات مالی مورد نیاز مدیران پرداخت کنندگان مالیات ، اداره کنندگان و سایرین جهت تصمیم گیری آگاهانه انجام می پذیرد .و در کل اینکه حسابداری عبارت از مجموعه قواعد و روشهایی است که با بکارگیری آنها ، اطلاعات مالی و اقتصادی یک موسسه جمع آوری تجزیه و تحلیل ، اندازه گیری، ثبت و طبقه بندی و به شکل گزارشهای حسابداری خلاصه می شود و برای تصمیم گیری در اختیار اشخاص ذینفع و ذی علاقه قرار می گیرد .

فصل اول

آشنایی با محل کار آموزی

آشنایی با محل کار آموزی

شبکه بهداشت شهر ایذه از نظر جغرافیایی قسمت جنوب شهرستان ایذه قرار داشته و زیر نظر سازمان بهداشت و آموزش کل کشور مشغول به بررسی سیستم بهداشتی کل شهرستان می باشد. و تمام مراکز بهداشتی زیر نظر این شبکه به فعالیت می پردازد.

فصل دوم

هدف از تاسیس

تعریف حسابداری :

 فنی است که عملیات مالی ثبت ، طبقه بندی تلخیص و تفسیر و با اعداد و ارقام قابل سنجش به پول و زمان بیان می نماید.

همان طوریکه از تعریف فوق بر می آید حسابداری یک فن و تکنیک و روش است وقتی صحبت از ثبت رویدادها یا فعالیتها می شود منظور آن دسته از عملیات مالی است که قابل ذکر در سند حسابداری می باشد.

منظور از ثبت – ثبت فعالیتهای مالی در دفتر روزنامه است که دفتر روزنامه یکی از دفاتر مورد عمل در حسابداری است که اسناد به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می شود .

طبقه بندی در این مرحله فعالیتهای ثبت شده یا اسناد ثبت نشده در دفتر روزنامه دسته بندی شده و به دفتر کل تحت همان دسته و طبقه ثبت می گردد. دفتر کل دفتری است بنام دفتر حسابها که کلیه سرفصلهای حسابداری در این دفتر هر کدام در صفحه ای خاص نوشته می شود . تلخیص به معنای خلاصه کردن : اطلاعات مالی طبقه بندی شده از دفتر کل استخراج و بصورت گزارش و صورتهای مالی تهیه می گردد مثل ترازنامه سود زیان – صورتحساب سرمایه و در شرکتهای تجاری و عملکرد .

تفسیر : در این مرحله اطلاعات منعکس شده در صورتهای مالی مورد تجزیه و و تحلیل قرار می گیرد وضعیت شرکت یا موسسه در آن دور تجزیه و تحلیل می گردد.

زمان : لحظه وقوع رویداد شرکت یا موسسه است .

واحد پول : رویدادهای مالی قابل تقویم به پول رایج کشور است مثلاً واحد پول ایران ریال است .

1-مفروضات حسابداری :

الف) فرض تفکیک شخصیت : در حسابداری هر واحد اقتصادی به عنوان یک واحد جدا و مجزا از مالک ( مالکان ) آن و سایر موسسات در نظر گرفته میشود .

ب)فرض واحد اندازه گیری: به این معنا است که نتایج معاملات و عملیات مالی یک موسسه میتواند بر حسب واحد پول اندازه گیری و گزارشی شود یعنی در حسابداری تنها معاملات و رویدادهای ثبت می شده که قابل بیان به پول باشد .

ج) فرض تداوم فعالیت : به این معنا است که فعالیت موسسه در آینده قابل پیش بینی استمرار می یابد و قصد انحلال موسسه یا تعطیلی آن وجود ندارد .

و این فرض به مفهوم دوام و بقاء دائمی موسسه نیست بلکه پیش فرضی حاکی از تداوم یک دوره زمانی کافی برای اجری عملیات ، انجام قراردادهای و ایفای تعهدات موسسه است . 

د) فرض دوره مالی : اگر چه نتایج واقعی عملیات یک واحد اقتصادی مشخص را نمی توان بطور دقیق قبل از انحلال تعیین کرد ، اما استفاده کنندگان از گزارشهای مالی نمی توانند برای دریافت اطلاعات تا زمان انحلال صبر کنند . از این جهت تهیه گزارشهای مالی در دوره های زمان معین ضروری است . به این منظور عمر یک واحد اقتصادی به یکسری دوره های زمانی مساوی تقسیم می شود . که هر دوره را اصطلاحاً دوره حسابداری می گویند و هر دوره که 12 ماه طول می کشد ، اصطلاحاً سال مالی می گویند .

2) اصول حسابداری

الف) اصل بهای تمام شده : یعنی کلیه اقلام با ارزش زمان تملک در دفاتر ثبت و در صورتهای مالی منعکس می گردد .

ب ) اصل وضع هزینه های یک دوره از درآمدهای همان دوره ( اصل تطابق ) : یعنی در هر دوره مالی هزینه هایی که در تحقیق درآمد همان دوره صرف گردیده است باید از همان درآمد کسر گردد .

ج ) اصل افشای حقایق : یعنی اینکه کلیه حقوق با اهمیت و مربوط به وضعیت مالی و نیز نتایج فعالیتهای مالی باید افشا گردد و در اختیار استفاده کنندگان از صورتهای مالی قرار گیرد.

د ) اصل قابلیت مقایسه : یعنی اینکه اطلاعات حسابداری باید به همان اندازه که قابلیت مقایسه با یکدیگر در پی دوره های مالی مختلف را دارند ، قابلیت مقایسه با اطلاعات موسسات مشابه را نیز داشته باشند.

ح) اصل ثبات رویه : رعایت اصل قابلیت مقایسه داشتن اطلاعات حسابداری مستلزم رعایت این اصل می باشد . یعنی اینکه در دوره های مختلف مالی یک رویه ثابت حسابداری مورد استفاده قرار گیرد .

حسابداری دولتی : نظامی است که اطلاعات مالی مربوط به وزارت خانه ها و موسسات دولتی را به منظور تصمیم گیری صحیح مالی و کنترل برنامه های مصوب بودجه سالانه و منابع مالی مورد استفاده دولت را جمع آوری ، طبقه بندی ، تلخیص و نهایتاً گزارش می کند.

در حسابداری دولتی حسابهایی به نام حساب دریافت و پرداخت داریم و از ترازنامه نیز به جای حقوق صاحبان سهام ، حسابی بنام حساب مازاد وجود دارد .

فصل سوم

تشریح روندکار

روش تحقیق :

 استفاده از کتابهای اصول حسابداری ، مقدماتی ، شرکتها و سایت های اینترنت و استفاده از جزوه ها و کپی برداری های حسابدار شبکه  بهداشت.

بررسی سیستم حقوق و دستمزد:

در موسسات مختلف پرداخت حقوق و دستمزد به هر یک از کارکنان می تواند بر اساس ساعات کار به صورت دستمزد روزانه، هفتگی و یا حقوق ماهانه باشد. هنگام پرداخت حقوق و دستمزد اطلاعات مربوط به دریافتی هر یک از کارکنان بایستی همراه با ریز پرداخت محاسبات و مبتنی بر مدارک کارکرد وی پردازش و ارائه شود که به صورت کلی عبارت است از مجموعه ای از اجزاء به هم پیوسته در داخل یک موسسه است که داده های مربوط به سهم نیروی کار در تولید محصولات و یا ارائه خدمات را به صورت ها و اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل می کند.

 آشنایی با کنترل داخلی سیستم حقوق و دستمزد:

کنترل داخلی مناسب برای سیستم حقوق و دستمزد مانند سایر روشها کنترل داخلی شامل تقسیم دقیق وظایف و مسئولیت ها در سیستم حقوق و دستمزد است در اکثر موسسات وظایف و مسئولیت های حقوق و دستمزد در دوایر زیر تقسیم شده است.

دایره کار گزینی

دایره ثبت اوقات کار

دایره حقوق و دستمزد

دایره پرداخت

دایره کارگزینی:

وظیفه عمده این دایره از سیستم حقوق و دستمزد تامین نیروی کار لازم برای قسمت های مختلف موسسه است. دایره ی کارگزینی علاوه بر انجام وظیفه بالا آئین نامه های استخدامی را تهیه و برنامه های آموزشی و ارزیابی مشاغل و شرح وظایف را انجام می دهد.

2-دایره ثبت اوقات کار:

نگهداری مدارکی که نشان دهنده اوقات کار هر یک از کارکنان در دوره های مشخص هفتگی یا ماهانه باشد مهمترین و اولین مرحله از مراحل جمع آوری داده های مربوط به سیستم حقوق و دستمزد است.

3- دایره حقوق و دستمزد:

محاسبه و تعیین حقوق و دستمزد نا خالص کسورات، خالص دریافتی هر یک از کارکنان تهیه و تنظیم است حقوق و دستمزد بر اساس کارت های ساعات ارسال شده از دایره ثبت اوقات کار در دایره حقوق و دستمزد انجام می شود وظایف و عملیات این دایره به وسعت و حجم عملیات موسسه بستگی دارد.

4- دایره پرداخت حقوق و دستمزد :

در موسسات کوچک که تعداد کارکنان آنها زیاد نیست پرداخت حقوق و دستمزد معمولاً در یک روز انجام می شود و تناوب پرداخت ممکن است هفتگی ، دو هفته یک بار و یا ماهانه باشد ولی بهترین روش پرداخت حقوق و دستمزد پرداخت توسط یک از حساب جاری موسسه است. در صورتی که به دلایل مختلف پرداخت حقوق توسط چک امکان پذیر نبوده به شکل نقدی انجام می شود اما در صورتی که تعداد کارکنان موسسه زیاد باشد استفاده از یک حساب بانکی خاص برای پرداخت حقوق و دستمزد روش مناسبی است.

دفتر روزنامه :

بر اساس قانون مالیاتهای مستقیم دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوق و یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و مطالعات و ظهر نویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و سایر عملیات محاسباتی که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و تراز لازم است بلا استثنا به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کند. بنابر این دفتر روزنامه دفتری است که حسابهای روزنامه مربوط به شرکت در آن ثبت می شود مثلاً اگر وجوهی برای مصارف شخصی خود برداشت کند آنها را در دفتر روزنامه ثبت می کند مثل هزینه های روز مره – چای و شیرینی امروزه دفتر روزنامه منحصر به فرد می باشد زیرا با توجه بر تراکم معاملات و اینکه ممکن است در هر روز چندین هزار قلم در دفتر مذکور تحت عنوان بدهکار و بستانکار به ثبت برشد استفاده از آن و تشخیص عملیات شرکت بسیار مشکل می گردد. به عبارت دیگر معلوم نمی شود که مثلاً در فلان تاریخ شرکت کدام عمل را به چه کسی انجام داده است برای رفع مشکلات نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر جداگانه از قبیل دفتر روزنامه صندوق

دفتر روزنامه بانک

دفتر روزنامه دو یا چند مورد از حسابها را پیش بینی نموده است و به این ترتیب موسسات مهم تجارتی قادر نخواهند بود برای تسهیل امور دفتری خود چندین دفتر روزنامه نگاهداری نمایند.

دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی و یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهر نویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاب دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسبات را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول و دفتر داری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلا استثناء بر ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کنند.

دفتر روزنامه دفتري است كه اشخاص حقوقي و يا حقيقي كليه عمليات مالي و پولي خود را اعم از خريد و فروش و ديون و مطالبات و ظهر نويسي و هر گونه فعاليتي كه ايجاب دين يا طلب كند و نيز عمليات محاسبات را به تاريخ وقوع و ساير عمليات را كه طبق اصول حسابداري و عرف متداول و دفتر داري در پايان دوره مالي براي تنظيم حساب سود و زيان و ترازنامه لازم است بلا استثناء بر ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت كنند.

كساني كه از سيستم هاي الكترونيكي استفاده مي نمايند موظفند حداقل يك مرتبه در هر ماه اسنادي را كه به وسيله ماشين هاي الكترونيكي تهيه كرده اند خلاصه آن را در دفتر روزنامه ثبت و حداكثر تا پايان ماه بعد به دفتر كل منتقل نمايند.

ستون جزء در دفتر روزنامه جمع زن نمي شود معذالك جمع كل اقدام جزء براي يك كسب اصلي جمع زده مي شود و در ستون مبلغ بدهكار يا در صورت لزوم در ستون مبلغ بستانكار ثبت مي گردد. كه اين رقم در دفتر روزنامه به سر فصل هاي خود در دفتر كل نقل مي گردد.

جمع دو ستون بدهكار و بستانكار دفتر روزنامه نه تنها بايستي با يكديگر برابر باشد بلكه مي بايستي با جمع بستن با جمع ستون بدهكار و بستانكار در دفتر صدور برگه نيز برابر نمايد.

در صورتيكه در پايان روز اين دو دفتر با يكديگر برابري ننمايد نشان آنست كه در نوشتن برگهاي حسابداري اشتباهي رخ داده است كه بايد همانطور اصلاح شود.

جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار در دفتر روزنامه مانند دفتر صدور برگه روزانه ولي يكجا با روز قبل انجام مي شود در پايان هر ماه اين جمع با ماههاي قبل اضافه شده و از ابتداي ماه بعد مجدداً روزانه جمع زده مي شود.

بطور خلاصه مي توان گفت دفتر روزنامه است كه فعاليتهاي مقدماتي در آنها ثبت و به ور مناسبي براي وارد كردن در دفتر كل طبقه بندي مي شود، در بالاي صفحه دفتر روزنامه علاوه بر ذكر عنوان دفتر روزنامه، تاريخ و نام شهرداري را كه دفتر متعلق به آنست چاپ مي كنند.

همچنين شماره صفحات نيز نوشته مي شود، اين دفتر و دفتر صدور برگه و نحوه صدور برگه كه به ترتيب صادر مي گردد فقط جنبه استحكام و محافظه كاري در ثبت وقايع دارد والا از نظر رفع نياز رل مهمي بازي نخواهد كرد.

دفتر روزنامه و همچنين چند ستوني هم وجود دارد كه معروف به دفتر مشترك روزنامه و كل كه بعضي از ستونها آنرا براي ثبت اقلامي اختصاص مي دهند كه حجم عمليات آن زياد باشد ، مثلاً اگر جمع عمليات روزانه حساب بانك زياد باشد براي اينكه اقلام مربوط به بانك جداگانه در دفت كل تكرار نشود يك ستون از دفتر روزنامه را كه خود آن ستون طرف بدهكار و بستانكار دارد به بانك اختصاص داده ميشود و مقام اقلام مربوط به بانك در آن ستون عمل مي شود بعد جمع آنرا در آخر روز يا آخر هفته كلاً به حساب دفتر كل منتقل مي كند و به اين طريق از انتقال تك تك اقلام به دفتر كل خود داري مي شود. چون از اين دفتر ميتوان در مورد در آمد شهرداري ها استفاده نمود.

دفتر كل :

تعريف دفتر كل : دفتريست كه حسابهاي اصلي اختصاص داشته در اين دفتر تحت سر فصلهاي معيني متذكر مي شود صفحات دفتر كل بايستي با توجه به احتياجات شركت صورت بگيرد اين تقسيم بندي قبل از شروع سال انجام شده و فهرست آن در ابتداي دفتر منعكس ميشود تا راهنماي مراجعه كنندگان باشد.

انواع سرفصلهاي دفتر كل شركت مورد استفاده است و به دو دسته قابل تفكيك است.

انواع سر فصل هايي كه در دفتر كل شركت مورد استفاده است به دو دسته قابل تفكيك است:

اول حسابهاي دائمي يا حقيقي كه مانده آنها از يك دوره به دوره مالي ديگر انتقال داده مي شود.

شامل حساب : صندوق ، تنخواه گردان ، بانك ، اسناد دريافتني ، بدهكاران ، موجودي انبار ، پيش پرداخت ها ، حسابهاي انتظامي ، ....

دوم حسابهاي موقت يا اسمي كه در يك دوره مالي بوجود آمده و در پايان همان دوره بحساب در آمد هزينه بسته مي شود و مانده اينگونه حسابها بسان بعد نقل نخواهد شد مانند حساب هزينه هاي انجام شده و در آمدهاي وصول شده در يك دوره مالي در شهرداريها .

با توجه به فعاليتهاي گوناگون در شهرداري ممكنست سر فصل حسابها در شهرداريهاي مختلف متفاوت بوده بنابراين ممكن است تعداد حسابهاي دفتر كل در يك شهرداري بيش از شهرداري ديگر باشد.

چون كليه عمليات دفتر داري دوبل بايستي روزانه انجام شود بنابراين تاريخ دفتر كل با تاريخ دفتر روزنامه و دفتر صدور برگه يكسان خواهد بود.

در ستون – شماره دفتر روزنامه – شماره رديف روزنامه نوشته مي شود شماره صفحه مربوطه در دفتر كل نيز مقابل شماره رديف دفتر روزنامه در ستون – شماره – صفحه كل – دفتر روزنامه نوشته مي شود.

در دفتر كل براي هر سر فصل حساب جداگانه اي باز مي شود در ستون تاريخ دفتر كل بايستي تاريخ ثبت دفتر روزنامه كه همان تاريخ برگه ها مي باشد نوشته مي شود.

هر يك از حسابهاي دفتر كل را حساب اصلي و يا حساب كنترل مي باشد كنترل مينامند و به حسابهاي دفتر معين كه در قالب حساب اصلي نگهداري مي شود حسابهاي فرعي گفته مي شود.

كلاً مي توان گفت دفتر كل دفتري است كه كليه عمليات ثبت شده در دفتر روزنامه بر حسب سر فصل يا كد گذاري حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت مي شود به ترتيبي كه نتيجتاً تنظيم حساب سود و زيان و ترازنامه از آن امكان پذير باشد . دفتر معين را به منظور تفكيك و تنجيز هر يك از حساب هاي دفتر كل پيشبيني نموده و به كارتهاي حساب ارزش دفتري داده است ضمناً كليه عمليات ثبت شده در دفتر روزنامه هر ماه بايد حداكثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر كل منتقل گردد انتقال عمليات ثبت شده از دفتر روزنامه به دفتر كل با توجه به اينكه از سيستم هاي پيشرفته حسابداري استفاده شود. متغير مي باشد به نظر مي رسد به لحاظ هماهنگي عملكرد حسابها مهلت ها هماهنگ گردد.

رقت در عملكرد دفتر كل ، به طوري كه كليه عمليات ثبت شده در دفتر يا دفاتر روزنامه بر حسب سر فصل ها و كد گذاري حسابها به صفحات مخصوص دفتر كل نقل شود موجبات مشخص شدن دارائي ها و بدهي هاي شركت تجاري را فراهم مي سازد حال به منظور آشنايي با ترازنامه نمونه اي از آن در پايان فصل آورده مي شود.

در ترازنامه در صورتي كه جمع دارايي ها بيشتر از جمع بدهي ها باشد تفاوت دو ستون در قسمت بدهي ها نوشته شده و سود شركت نشان داده مي شود. اما اگر جمع بدهي هاي شركت بيشتر از جمع دارايي هاي آن باشد نتيجه تفاوت بين دو ستون در جمع دارائيها قيد مي گردد و بديهي در صورت اخير شركت زيان ديده است.

موازنه ي حسابهاي دفتر كل :

دفتر كل در آخر هر ماه بسته مي شود بدين معني ابتدا جمع گردش بدهكار و جمع گردش بستانكار و مانده آن تعيين مي شود و در سطر بعد جمع ماههاي قبل افزوده مي گردد و بدين ترتيب جمع كل بدهكار و بستانكار كه آنرا گردش بدهكار و گردش بستانكار نيز مي گويند بدست مي آيد.

حال در آخر هر ماه اگر جمع بدهكار تمام سر فصل ها را روي هم بريزيم با جمع بستانكار همه سرفصلها برابر است و اين حاصل جمع با جمع آخر ماه در دفتر روزنامه و همچنين حاصل جمع دفتر صدور برگه برابر خواهد ببود. و اگر برابر نكند اشتباهي رخ داده است كه بايستي آنرا بدست آورد لذا اين جمع را در آخر ماه ابتدا با مداد تهيه مي كند تا چنانچه اشتباه باشد پس از پشت اقلام مورد اشتباه حساب صحيحاً و با جوهر به شرح زير موازنه مي شود.

جمع عمليات ماه جاري *** ***

جمع عمليات ماه هاي گذشته *** ***

تراز عمليات دفتر كل :

تراز عمليات يا تراز آزمايش فهرستي است از مانده هاي بدهكار و بستانكار حسابهاي دفتر كل كه مي بايست حداقل در پايان هر ماه از دفتر كل استخراج و تنظيم گردد. كه نمونه آن در شكل صفحه بعد آمده است.

در حسابداري و دفتر داري دوبل هر مبلغي كه در بدهكار يك يا چند حساب منظور گردد به همان مبلغ يك يا چند حساب ديگر در مقابل بستانكار خواهد شد لذا چنانچه در يك زمان مانده بدهكار دفتر كل را جمع بندي نمايند كل الاصول مي بايست با جمع مانده هاي بستانكار برابري نمايد، در غير اينصورت بطور حتم در ثبت نقص يا جمع معاملات اشتباهي رخ داده كه ميباشد كشف و اصلاح گردد.

در آخر ماه ابتدا بايستي از صحت ثبت اقلام در دفاتر اطمينان حاصل نمود براي اين منظور ستونهاي بدهكار كليه حسابهاي دفتر كل جمع بسته مي شود و مانده حسابهاي دفتر كل تعيين مي گردد و جمع ستونهاي بدهكار و بستانكار و مانده حسابهاي ماه جاري هر يك هر يك در سر فصلهاي دفتر كل در تراز عمليات منتقل و موازنه داده خواهد شد.

همانطور كه اگر جمع دفتر روزنامه در پايان روز با جمع دفتر صدور برگه برابري ننمايد بايستي همانروز اشتباه را پيدا كرد و اصلاح نمود اگر تراز عمليات دفتر كل نيز صحيح نباشد بايستي همان موقع و قبل از آنكه برگه هاي ماه جديد در دفاتر نوشته شود. اشتباه را پيدا و اصلاح نمود.

بديهي از هر گونه اشتباهي اثر دو جانبه خواهد داشت و بايستي با صدور برگه هاي اصلاحي بدهكار و بستانكار رفع اشتباه شود، هر گاه ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز عمليات دفتر كل متساوي نباشد بدون شك در يكي از مراحل عمليات دفتر داري اشتباهي اتفاق افتاده است كه بايد به نحو ممكن كشف و بر طرف گردد، ولي تساوي ستونهاي بدهكار و بستانكار تراز عمليات دفتر كل نيز دليل صحت عمليات حسابداري نمي باشد:

قلم افتادگي كامل – اشتباهات اصولي – بدهكار و بستانكار كردن يك حساب به جاي حساب ديگر عدم انتقال يك فعاليت مالي در دفتر روزنامه و انتقال آن به حسابهاي دفتر كل و اين قبيل اشتباهات احتمالي ، هيچكدام تاثيري در موازنه اقلام تراز عمليات دفتر كل ايجاد نخواهد نمود.

مراحل حسابداري :

بطوريكه از تعريف فن حسابداري و طرح شد اين فن داراي چهار مرحله مي باشد.

ثبت فعاليتهاي مالي (ثبت معاملات) در اين مرحله كليه داد و ستدها و فعاليتهاي مالي به ترتيب در دفتري به نام دفتر روزنامه ثبت مي شود قبل از ثبت و طبقه بندي بايد فرد فرد معاملات را به طور جداگانه تجزيه و تحليل و تاثير آنها را در اموال و يا حقوق مربوط به اموال معين و مشخص كرد.

دفتر روزنامه كه گاهي آنرا دفتر ثبت اوليه معاملات نيز مي نامند عبارتست از

دفتري است كه كليه فعاليتهاي مالي موسسات در آن تجزيه و تحليل ( تعيين حسابهاي بدهكار و بستانكار در هر معامله) و به ترتيب تاريخ وقوع ثبت و توضيح داده مي شود.

1) در ماده 7 قانون تجارب ايران دفتر روزنامه را چنين تعريف مي نمايد:

دفتر روزنامه دفتري است كه تاجر بايد همه روزه مطالبات و ديون و داد و ستد تجارتي و معاملات راجع به اوراق تجارتي را از قبيل خريد و فروش و ظهر نويسي، و بطور كلي جميع واردات و صادرات تجارتي خود را بهر اسم و رسمي كه باشد و وجوهي را كه براي مخارج شخصي خود برداشت مي كند در آن دفتر ثبت نمايد و به موجب ماده 8 قانون تجارت ايران .

لااقل هفته اي يك مرتبه اقلام بدهكار و بستانكار ثبت شده در دفاتر روزنامه به حسابهاي مربوط در دفتر كل نقل مي شود.

2) مرحله طبقه بندي :

شامل نقل اعداد ثبت شده در دفاتر روزنامه به صفحات و حسابهاي مختلف دفتر ديگري بنام دفتر كل مي باشد هنگاميكه نتيجه معاملات بدين ترتيب طبقه بندي شود اطلاعات جديدي كه بدست مي آيد براي مديران موسسه و ساير افراد ذيعلاقه قابل فهم و مفيد خواهد بود.

3)مرحله تلخيص (خلاصه كردن نتايج فعاليتهاي مالي يك واحد اقتصادي) :

عبارتست از تركيب و تنظيم حسابهاي دفتر كل به نحوي كه اين تركيب و تنظيم حداكثر اطلاعات مورد نياز را بطور خلاصه و ساده در دسترس طالبان آن قرار دهد.

4) تعبير و تفسير:

اطلاعاتي كه از نتايج حاصله از سيستم حسابداري موسسات بدست مي آيد. وسيله موثري براي سنجش عملكرد ادوار گذشته و كارايي افراد و سيستم ادواري سازمانهاي مذكور محسوب مي شود. انجام اين منظور با تعبير و تفسير اعداد مندرج در صورت حساب ها و تجزيه و تحليل اعداد مذكور امكان مي يابد.

حسابداري مالياتي :

معمولاً بزرگترين منبع در آمد دولت در آمدهاي مالياتي و قسمت اعظم آن ماليات بر در آمد افراد بازرگان و شركتها است. محاسبه ماليات متعلق به طبقات مختلفه در آمد موضوع حسابداري مالياتي مي باشد. حسابداري كه در اين رشته تخصص دارند، بايد همواره از مقررات و قوانين و ريه هاي مالياتي آگاهي كامل داشته باشند.

حسابرسي :

هر اندازه هم كه يك موسسه سيستم حسابداري خود را دقيق و صحيح تنظيم كرد. با شهر از حسابداري كامل نتايج حاصله از اين سيستم بي نياز نيست حسابرسي يا مميزي حساب عبارتست از بررسي و مميزي دقيق و منظم صورتحسابها – دفاتر ، مدارك حسابداري اسناد و اوراق و اطلاعات مربوطه.

امروزه حسابرسي يك رشته ي مستقل و مهم از حسابداري است و به دو شعبه حسابرسي قبلي ( مميز قبلي حسابها) و حسابرسي بعدي تقسيم مي شود. مميزي قبلي حسابهاي يك موسسه معمولاً يك حسابرسي داخلي است و توسط حسابرساني بازرگاني كه از كارمندان همان موسسه مي باشند بعمل مي آيد ولي حسابرسي بعدي كه پس از پايان دوره مالي انجام مي يابد به عهده حسابداران رسمي و مستقل واگذاري مي شود.

خريد كالا و فروش كالا:

خريد كالا و فروش كالا در اين روش براي خريد كالا و فروش آن حسابهاي جداگانه نگهداري ميشود تا هر زمان به سهولت بتوان جمع خريد و جمع فروش را در يك تجارتخانه يا فروشگاه بدست آورد.

حسابداري خريد كالا:

خريد كالاهائيكه بمنظور فروش خريداري ميشود در حسابي بنام حساب خريد كالا يا خريد ثبت ميشود. اين حساب مانند حسابهاي هزينه هميشه داراي مانده ي بدهكارست زيرا افزايش آن درست بدهكار و كاهش آن در سمت بستانكار حساب ثبت مي شود. بديهي است، حساب خريد فقط به ثبت خريد كالا هائيكه بايد بفروش برسد اختصاص دارد و خريد انواع ديگر دارايي در يك موسسه مانند ملزومات و اثاثه و ساختمان ، زمين ، وسائط نقليه و ملزومات آنها در اين حساب ثبت نميشود.

و تمام خريدها به ترتيب در دفتر روزنامه ثبت و سپس به دفتر كل خريد منتقل مي شوند و به همين دليل در پايان دوره حساب خريد كالا در محاسبه سود نا ويژه و تهيه صورت سود و زيان استفاده قرار مي گيرد.

هزينه محل كالاي خريداري شده: هزينه ي محل كالاي خريداري شده، و ساير هزينه هايي كه مستقيماً مربوط به خريد كالاست در محاسبه قيمت تمام شده كالاي خريداري شده منظور مي شود و هر يك از اين هزينه ها در طي دوره ي مالي در يك حساب مستقل و جداگانه در دفتر كل نگاهداري مي شود و افزايش اين حساب مانند ساير هزينه ها، بدهكار و كاهش اين حساب بستانكار ميشود حساب مذكور هميشه داراي مانده بدهكار است.

برگشت از خريد:

در هر تجارتخانه و فروشگاهي ممكنست گاه گاهي بعلتي از علل قسمتي از كالاي خريداري شده برگشت دادهشود در اين موارد مي توان معادل كالاي برگشت داده شده. حساب خريد را كاهش داد يعني بستانكار كرد. ليكن بهتر است بجاي بستانكار كردن حساب خريد كالا جداگانه اي براي برگشت از خريد اختصاص داد كه اين حساب به ازاي برگشت از خريد بستانكار مي شود.

حسابداري فروش كالا :

طرز علت در مورد حساب فروش افزايش آن در بستانكار و كاهش آن در سمت بدهكار است. و اين حساب هم هميشه داراي مانده بستانكار است. بدين ترتيب تمام فروش ها در يك موسسه در بستانكار حساب فروش ثبت مي شود.

و در پايان دوره ي مالي مانده ي اين حساب،‌ كه حاكي از جمع فروش كالا در طي دوره ي مذكور است، در بالاي صورت سود و زيان قرار مي گيرد.

برگشت از فروش :

برگشت از فروش را نبايد مستقيماً از فروش كسر و در بدكار حساب فروش ثبت كرد. برگشتي هاي فروش بايد حتماً در بدهكار حساب جداگانه اي بنام برگشت از فروش ثبت شود و تا در پايان دوره ي مالي با مقايسه مانده، اين حساب مانده حساب فروش بتوان كارائي مديران موسسه را تعيين و معلوم كرد چند درصد از فروش غير خالص موسسه برگشت داده شده است. حساب برگشت از فروش از حسابهاي وابسته بحساب فروش است كه تاثير معكوس در آن دارد و بعبارت ديگر، اين حساب بعكس حساب فروش افزايشش بدهكار و كاهشش بستانكار مي شود. و مانده اش هميشه بدهكار است.

سيستم حقوق و دستمزد

در موسسات مختلف پرداخت و دستمزد به هر يك از كاركنان مي تواند بر اساس ساعت كار بصورت دستمزد روزانه و يا هفتگي و يا حقوق ماهانه باشد هنگام پرداخت و دستمزد اطلاعات مربوط به دريافتي هر يك از كاركنان بايستي همراه با ريز محاسبات و مبتني بر مدارك كاركرد وي پردازش و ارائه شود. بنابراين سيستم حقوق و دستمزد را به صورت زير تعريف مي كنيم.

سيستم حقوق و دستمزد مجموعه اي از اجزاء به هم پيوسته در داخل يك موسسه است كه داده هاي مربوط به سهم نيروي كار در توليد محصولات و يا ارائه خدمات را به صورت حقوق و دستمزد تبديل مي كند. داده هاي مربوط به سهم به نيروي كار عبارتند از : نام كارمند ، شماره تامين اجتماعي، ساعات كاركرد، نرخ و دستمزد اضافه كار، كسورات بيمه و ماليات و ...

در آمد كاركنان :

انجام كار بيش از ساعات قانوني اضافه كار نام دارد كه شرايط و نرخ آن را قانون كار تعيين مي كند به موجب قانون كار ساعات كار كرد گران در موسسات مختلف به جزء مواردي كه قانون مذكور استثناء كرده است. از 8 ساعت در روز و 44 ساعت در هفته نبايد تجاوز كند. انجام كار افسانه بر ساعت كار عادي با توافق كارگر و كارفرما و با رعايت شرايطي كه قانون كار قيد نموده صورت ميگيرد. به موجب قانون كار براي هر ساعت كار اضافي انجام شده 40% اضافه بر مزد ساعت كار عادي محاسبه به كاركنان پرداخت مي شود.

يكي ديگر از موارد در آمد كاركنان در اكثر موسسات براي تشويق و افزايش كارايي كاركنان علاوه بر حقوق و دستمزد و ساير مزاياي ذكر شده محاسبه و پرداخت مي شود پاداش است.

كسورات مربوط به در آمد كاركنان :

مجموع حقوق و دستمزد هر يك از كاركنان قبل از پرداخت در دايره حقوق و دستمزد محاسبه و كسور مربوط كسور و مبلغ خالص قابل پرداخت تعيين مي گردد. كسور حقوق و دستمزد كاركنان شامل حق بيمه و ماليات و ساير كسور مي باشد.

حق بيمه سهم كاركنان :

به موجب قانون تامين اجتماعي مصوب سوم تير ماه يكهزار و سيصد و پنجاه و چهار و اصلاحيه هاي بعدي آن ، كارفرمايان مكلف مي باشند كه حق بيمه سهم هر يك از كاركنان را از مجموع حقوق و دستمزد ماهانه وي كسر و همراه حق بيمه سهم خود حداكثر تا پايان ماه بعد به حساب بانكي سازمان تامين اجتماعي واريز نمايد و فيش بانكي مربوط را همراه اظهار نامه حق بيمه و ليست حقوق و دستمزد كاركنان به شعبه سازمان تامين اجتماعي محل فعاليت موسسه تيم در مسير دريافت نمايد.