همانطور که جوامع بشری از حالت سنتی به سوی صنعتی و از آن به فرا صنعتی گام برمیدارند علوم و فنون و تکنولوژی هم رو به تکامل و دگرگونی و پیشرفت است. انسان موجودی اجتماعی است و به ناچار برای رفع احتیاجات و نیازهای خود به صورت گروهی به فعالیت بپردازد. هنگامی که امور بوسیله یک نفر انجام می شود موضوع ارتباطات سازماندهی و شاید مفهوم چندانی نداشته باشد ولی به محض اینکه برای اداره امور به خدمات بیش از یک نفر نیاز باشد باید به صورت یک مجموعه سازماندهی گردد . و تقسیم کار صورت پذیرد ارتباطات صحیح و منطقی بین تمام نیروها برقرار شود و این امور بایستی توسط شخص به نام مدیر در سازمان انجام شود.
فصل اول
کلیات
فصل اول :کلیات
ایجاد توسعه روز افزون مؤسسات بزرگ بازرگانی، تولیدی و صنعتی و عمومی یکی از خصوصیات بارز عصر ماست. تمایل شدید ملتها به بالا بردن سطح زندگی و استفاده از وسایل ماشینی و پیشرفت سریع اقتصاد و صنعت در کشورهای خود در این ماجرا سهم دارند.
ماهیت و موارد استفاده از سیستم حسابداری:
هنوز هم در غالب سازمانها، اعم از خصوصی و عمومی ، نتیجه عملیات حسابداری ، یعنی صورتحسابها و گزارشهای مالی، فقط فهرستی از ارقام و اعدادی تلقی می شود که حاکی از دریافت و پرداخت وجوه و چگونگی عملیات گذشته می باشد. اهم طبقاتی که از نتایج حاصله سیستم حسابداری مؤسسات منتفع می شوند عبارتند از:
مدیران مؤسسات
صاحبان سرمایه مؤسسات
دولت
بستانکاران
بانکها
رقبا
اشخاصی که مایل به سرمایه گذاری در مؤسسات خصوصی می باشند.
تعریف حسابداری: حسابداری عبارتست از فن ثبت ، و تلخیص فعالیتهای مالی یک مؤسسه در قالب اعداد قابل سنجش به پول ، و تفسیر نتایج حاصله از برسی این اعداد.
فعالیتهای مالی: منظور از فعالیتهای مالی عبارت است از فعالیتهایی که بنحوی از انحاء موجب تغییراتی در دارایی ، بدهی، و سرمایه یک مؤسسه یا یک شخص می شود.
مراحل حسابداری:
ثبت فعالیتهای مالی
طبقه بندی اقلام ثبت شده
تلخیص اقلام
تفسیر نتایج حاصله از بررسی اقلام
خلاصه ای از عملکرد اداره امور عشایر ایذه در سال 1385
پروژه های عمرانی:
احداث گوراب به طول شش کیلومتر در دهستان سوسن شرقی احداث و اسفالت جاده جنگه به آبید امام زاده سلطان ابراهیم (ع) به طول هفت کیلومتر در دهستان سوسن شرقی احداث جاده پیان به طول 5/4 کیلومتر در دهستان سوسن شرقی احداث جاده سر سحرا و خواجه انور در منطقه دهدز مرمت و نگهداری راههای عشایر ایذه
پروژه های کشاورزی:
احداث ایستگاه پمپاژ کشاورزی قلعه سفید در دهستان مرغاب واگذاری سی کلونی زنبور عسل به صورت مشارکتی با عشایر
پروژه های آبرسانی: احداث دو ایستگاه پمپاژ آب دو باب موتورخانه سه باب منبع (100و200و400)متر مکعب جهت آبرسانی به 14روستا از دهستان سوسن شرقی خرید و کارگزاری دوازده الکتروموتور پمپ دو عدد ترانسفورماتور به طول خط بیست و پنج روستا صعب العبور ایذه آبرسانی به 5 روستا اطراف ایذه احداث سه باب منبع (20- 100) متر مکعبی در دهستان مرغاب بازدید رئیس اداره از فروشگاههای عشایری در شهرستان ایذه و استان چهار محال و بختیاری در سی / 30 مورد لیست کالاهایی که توسط اداره امور عشایر در سال 1385 توزیع شده :
نوع کالا یا خدمات تعداد میزان برحسب واحد
آرد توزیع شده کالا برگی 69850کیسه 2794000کیلوگرم
برنج توزیع شده کالا برگی 4580 کیسه 229000 کیلوگرم
قند توزیع شده ........... 19500کیسه 87750 کیلوگرم
روغن توزیع شده ........ 42740 حلب 192330 کیلوگرم
شکر » » » 3400 کیسه 17000 »
روغن نذوراتی 48000 »
برنج » » 2622 » 118000 »
قند وشکر » 240 » 12000 »
سبوس » 393000 »
جوو علوفه 900000 »
کپسول گاز 12000عدد
نفت سفید 600000 لیتر
بیمه عشایر 6000 راس
پرداخت تسهیلات 20 میلیارد ریال
تاریخچه تاسیس اداره امور عشایر
اداره امور عشایر در سال 1359تاسیس گردید و شروع به خدمت رسانی به عشایر عزیز نمود.
فعالیتهای اداره امور عشایر به شرح ذیل می باشند:
در زمینه عمرانی
پرداخت تسهیلات
توزیع کالای اساسی
بیمه عشایر
فصل دوم
مبانی و تئوری
در اداره امور عشایر ایذه کانون عشایری وجود دارد که این کانون حدود 15منطقه عشایری را در شهرستان ایذه با 8400خانوار عشایری زیر پوشش خود دارد که این کانون فعالیت جدی خود را از فصل پائیز تا آخر فصل بهار انجام می دهد از زمانی که عشایر از سمت شهرکرد به سمت خوزستان کوچ می کنند و خدماتی را که قبلاً در مورد آنها در همین تحقیق صحبت کردیم برای آنها انجام می دهد.
اداره امور عشایر ایذه دارای واحدهای ذیل می باشد:
مدیریت : که هماهنگی لازم را بین واحدها بوجود می آورد و تقسیم وظایف منماید و برنامه تدوین شده ای جهت انجام امور باید داشته باشد. با پیشرفت تکنولوژی می بینیم که دسترسی به اطلاعات براحتی امکانپذیر است ، اما به موقع بودن و صحیح بودن اطلاعات برای مدیر از اهمیت والایی برخوردار میباشد.
مدیر برای حل مسائل باید این نکات را مورد توجه قرار دهد.
تعریف و شناسائی مسئله و یا مشکل
شناسائی و تجزیه و تحلیل کلیه عوامل مؤثر در کار
اندازه گیری عوامل قابل سنجش در کار
امور اداری: وظایف امور اداری تهیه لیست حقوق پرسنل و نامه نگاری داخل و خارج اداره بعهده واحد اداری می باشد نفرات موجود دراور اداری 2 نفر میباشد .
واحد حراست: کار واحد حراست نگهبانی از اموال اداره و ورود و خروج پرسنل را کنترل می نمایند.
نفرات موجود در واحد حراست 6 نفر می باشد.
واحد عمران: این واحد دارای یک نفر بعنوان کارشناس می باشد، کار آن تهیه نقشه محل اسکان عشایر و جاده های ارتباطی با آنها است.
واحد ماشین آلات: که تعداد 15نفر بعنوان راننده و مکانیک مشغول بکار می باشند.
واحد مخابرات: ارتباط دهی داخلی و خارجی در اداره می باشد.
واحد ماشین نویسی: یک نفر در این واحد مشغول بکار می باشد که نامه ها را بعد از تائیدی رئیس اداره تایپ می نماید.
واحد خدمات: 5نفر کار نظافت را انجام می دهند.
جوشکار: این واحد دارای 2نفر نیرو میباشد.
واحد انبار: دارای سه نفر نیرو می باشد
وظایف انباردار در اداره امور عشایر ایذه بشرح ذیل می باشد:
برنامه ریزی جهت حفظ مقدار موجودی هریک از اقلام کالا
همکاری در خرید و تهیه کالای مورد نیاز و کنترل و دریافت کالای خریداری شده
نگهداری کالا در انبار بنحو احسن
انواع انبار در امور عشایر ایذه
انبار پوشیده
انبار سر پوشیده
انبار در اداره امور عشایر از نظر مواد بشرح ذیل است:
انبار مواد اولیه
انبار محصولات
انبار قطعات
انبار ضایعات
مراحل سفارش اجناس از انبار:
1-برگ درخواست جنس از انبار:
این فرم جهت دریافت کالا از انبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف کننده پر می شود.
برگ درخواست از انبار
ردیف
شماره جنس
عنوان جنس
واحد
مقدار درخواستی
مقدار تحویلی
2- کارت انبار:
این فرم جهت ثبت کلیه نقل و انتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می گیرد و توسط انباردار تهیه می شود، برای هر نوع جنس در انبار یک عدد کارت انبار وجود دارد که در این کارت مقادیر ورودی و خروجی آن کالا مشخص شده است در نهایت در ستون آخر کارت مقادیر آن مشخص شده است.
کارت انبار
مشخصات کالا: نوع کالا:
شرح
واحد شمارش
تعداد وارده
تعداد صادره
تعداد مانده
توضیحات
3- برگ حواله انبار:
پس از دریافت برگ درخواست توسط انباردار جنس مورد نظر تحویل واحد می شود، در صورتی که جنس موجود نباشد برگ درخواست خرید صادر می گردد.
برگ حواله انبار
تاریخ درخواست :
شماره ردیف
شماره درخواست
شماره کالا
عنوان کالا
واحد
مقدار تحویلی
نوع تحویل
ملا حظات
4- برگ سفارش خرید:
این برگ توسط انباردار صادر می شود جهت خرید اجناس مورد نیاز در اداره.
برگ سفارش اجناس
تاریخ سفارش:
ردیف
واحد درخواست کننده
شماره کالا
نام جنس
واحد
مقدار تقاضا
مقدار خرید
شماره رسید
ملاحظات
5- رسید انبار:
هنگام دریافت کالا و ورود ان به انبار صادر می گردد.
انواع برگ رسید انبار:
برگ رسید موقت
» اسقاط
» امانی
برگ رسید انبار
شماره رسید موقت:
تاریخ صدور رسید:
ردیف
کد کالا
شرح کالا
شماره برگ
واحد اندازه
تعداد
ملاحظات
فرایند انبار به صورت زیر می باشد:
1-فرایند خرید
الف – تکمیل فرم سفارش کالا
ب بررسی فرم درخواست خرید توسط مسئولین
در صورت موافقت با خرید مراحل ذیل انجام می شود:
تحویل فرم درخواست سفارش تامین کالا به واحد تدارکات
انجام خرید
کنترل اقلام خریداری شده
در صورتیکه با خرید اقلام موافقت نگردد فرم فوق بایگانی می شود. ولی اگر اقلام خریداری شد و تحویل انبار گردید فرم رسید انبار صادر می گردد.
فرایند خروج اجناس از انبار:
الف – تکمیل فرم درخواست کالا از انبار
ب بررسی فرم درخواست توسط رئیس انبار
درصورت منفی بودن اعلا م مراتب به درخواست کننده و بایگانی فرم درصورت مثبت بودن جواب
الف تکمیل فرم درخواست تائید شده به واحد انبار
ب بررسی موجودی کالا
درصورت موجود بودن جنس ، تحویل جنس به درخواست کننده و تکمیل
.فرم حواله انبار
نمودار شماتیک خروج کالا از انبار:
واحد حسابداری:
در این واحد سه نفر مشغول بکار می باشد که بشرح ذیل انجام فعالیت می نماید.
مثال:
اداره امور عشایر مبلغ 50میلیون ریال نقدا به حساب اداره کشاورزی واریزنموده جهت خرید گندم.
الف خرید گندم 5000000
حساب بانک 50000000
بابت خرید گندم طی چک شماره -----
مرحله دوم ثبت در دفتر کل می باشد
ضمنا این خرید توسط کارپرداز انجام می شود که فاکتور آن همراه با سند حسابداری تحویل مسئول امور مالی می گردد. وجهی که در امور مالی قبل از خرید تحویل کارپرداز می گردد بشرح ذیل ثبت می زنیم:
حساب تتخواه گردان 50000000
حسا ب اداره ( صندوق ) 50000000
وقتی خرید انجام شد ثبت بشرح ذیل می باشد:
سند حسابداری
بعد از تحویل سند حسابداری به واحد فوق ثبت ذیل زده می شود:
صندوق 50000000
تنخواه گردان 50000000
بابت تسویه با امور مالی
تخصیص اعتبار:
استفاده از اعتبارات مصوب تابع قوانین و مقررات مالی و بودجه های کشور می باشد درآمدها به تدریج وصول می شوند و سپس به خزانه واریز می شوند.
جاری با خزانه50000000
اعتبارات تخصیص یافته 50000000
این ثبت ، ثبت بودجه ای بوده و جز حسابهای موقت می باشد که در پایان سال بسته می شود.
تامین اعتبار:
جهت کنترل بودجه و جلوگیری از تجاوز هزینه ها در دستگاه اجرائی از سیستم تامین اعتبار و ایجاد تعهد استفاده می شود براساس این روش دستگاههای اجرائی قبل از خرید یا دریافت خدمات باید قیمت کالایا خدمات را استعلام نمایند و ثبت حسابداری ان بشرح ذیل می باشد:
درخواست وجه دستگاههای اجرائی ***
اعتبارات پرداخت شده (یا مصرف شده) ***
برای پرداخت حقوق پرسنل اداره به این روش ثبت می زنیم:
مثلا اگر حقوق آ قای شهابی یکی از پرسنل این اداره مبلغ 600000ریال باشد و طی ماه نامبرده 300000ریال مساعده دریافت نموده است ثبت لازم :
مساعده 400000
وجه نقد 400000
در زمان پرداخت حقوق:
هزینه حقوق 600000
مساعده 400000
وجه نقد 200000
سیستم تسویه حساب با پرسنل و پرداخت مزایا بشرح ذیل می باشد:
مزایای پایان خدمت پرسنل:
هزینه مزایای پایان خدمت کارکنان *****
ذخیره مزایای پایان خدمت *****
سپرده در نظر گرفته شرکت برای پرسنل:
سپرده مزایای پایان خدمت ****
وجه نقد *****
این اداره موقع تسویه حساب پرسنل ثبت زیر را مزنند :
ذخیره مزایای پایان خدمت ****
سپرده مزایای پایان خدمت *****
دفتر روزنامه :
دفتری است که حسابدار باید تمام فعالیتها ی روزمره مالی را در آن ثبت میکند.
علل موجبات استفاده از دفتر روزنامه :
تمام اطلاعات و توضیحات مربوط به یک داد و ستد در دفتر روزنامه در یک جا نشان داده می شود.
دفتر روزنامه کلیه فعالیتهای مالی مؤسسات را به ترتیب تاریخ وقوع آنها نشان می دهد.
استفاده از دفتر روزنامه در جلوگیری از وقوع اشتباه در عملیات دفترداری کمک می کند.